27 червня 2018 року, посилаючись на статтю 19 Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи", Міністерство юстиції України внесло зміни до свого наказу «Про користування документами Національного архівного фонду України від 19 листопада 2013 року № 2438/5». Внесені зміни одразу викликали шквал дискусій та обурення в громадськості. Як після пів року дії ці зміни вплинули на роботу в архівах України пересічних відвідувачів?

Вже перші відгуки користувачів засвідчили, що в змінах мінюсту є ряд нововведень, які ускладнили роботу дослідників в архівах. Водночас Міністерство юстиції та Державна архівна служба України наголошують на позитивних аспектах цього документа. Тому слід розібратися у тонкощах наказу, відомого під назвою «Зміни до Порядку користування документами Національного архівного фонду України, що належать державі, територіальним громадам» та у наслідках його імплементації.

Найбільш скандальна норма наказу стосується права пересічних відвідувачів архіву на безкоштовне копіювання документів власними технічними пристроями (згідно пункту 6 розділу  V даного наказу), адже при детальнішому ознайомленні з документом стає зрозуміло, що новий порядок користування архівними документами практично унеможливлює самостійне виготовлення копій дослідником. В умовах, коли відвідувач архіву практично не має права виготовити подібних копій така норма звучить доволі цинічно.

 В пункті 2 розділу  V вказано, що копіювання документів може відбутися лише за спеціальним договором між архівом та користувачем. Це фактично породжує ряд зайвих бюрократичних моментів у роботі дослідника з фондами архівів, однак на разі  в більшості архівів замовлення копій супроводжується лише заповненням відповідного бланку із подальшим його візуванням у дирекції архіву та наданням квитанції про сплату послуги.

У наказі зазначено, що право на копіювання можливе лише при наявності спеціально відведеного для цього місця (стіл, або ж окрема кімната для здійснення копій), а саме копіювання має відбуватися в присутності архівного працівника. Насправді більшість архівів досі не мають відповідно пристосованих приміщень. Якщо такі приміщення вже ж передбачені – дуже часто через надмірну кількість відвідувачів, можливості і місця для фотокопіювання просто немає. Ця норма ускладнила життя не лише дослідникам, але й самим архівам.

Зміни торкнулися також засобів, якими можна здійснювати копіювання. Зокрема заборонено використання контактних технічних засобів (сканерів, копіювальних пристроїв) та будь-яких фіксуючих засобів, які можуть зашкодити документу. Творці даного документу мабуть не знають, що сьогодні існують безконтактні сканери, які здатні дуже якісно, швидко та без зайвої шкоди для документа здійснювати копіювання. Однак дана норма вже в дії і ряд дослідників вже стикнулися з тим, що подібні безконтактні сканери застосовувати в архіві вже не можна.

У документі мінюсту не говориться прямо про заборону копіювання всіх документів Національного архівного фонду України, натомість мова йде про заборону на копіювання документів, які є більшими за формат А4 і справ з товщиною корінця більше 4 сантиметрів, а також документів, що виконані залізогаловими чорнилами, гуашшю, олівцем та зі згасаючим текстом. Чудернацьку норму про заборону копіювання справ з товщиною корінця більше 4 см, архівісти аргументують тим, що постійне користування, відкриття цих справ ламає палітурку і розриває архівні документи.

Знову ж таки, стандарт на використання формату А4 був прийнятий в Німеччині ще в 1922 році (сучасна кваліфікація форматів паперу ), СССР приєдналась до цього стандарту тільки в 1934 р. а на теренах Західної України він введений в обіг лише після Другої світової війни. Заборонений вид чорнил масово використовувався до 20 століття. Загалом майже 80 % відвідувачів архівів України працюють з дорадянськими справами, формат яких, відповідно,більший за А4. Таким чином, стає очевидно, що заборона копіювання стосується абсолютної більшості архівних документів. 

На окреслені норми Порядку маємо дві протилежні точки зору – пересічні відвідувачі архівів вважають, що  зміни, пропоновані мінюстом, ніяк не спростили користування архівними документами, а навпаки ускладнили. Натомість архівні працівники і керівництво архівів зокрема стверджують, що такі суворі правила є позитивною зміною, адже сприятимуть кращому збереженню архівних матеріалів.

Відвідувачі читальних залів архівів не погоджуються з аргументами архівістів, адже через запроваджені заборони їм доводиться витрачати ще більше часу на дослідження, прочитання, конспектування та опрацювання документів. Це означає, що й самі документи більшу кількість часу зазнають дії сонячного світла, прямого контакту з дослідником  і в результаті швидше руйнуються.

Справді якісні, новаторські історичні дослідження можна створити передусім на архівних матеріалах, ще не введених до наукового обігу. Українські аспіранти, здобувачі наукових ступенів, рядові науковці не можуть дозволити собі розкіш замовляти копії документів у архіві, адже пересічна вартість скопійованого документу у Центральному історичному архіві Львова чи Києва нині становить близько 50 гривень, у той час як лише одна архівна справа може налічувати десятки таких документів.

До змін в даному положенні, завдяки вільному доступу до фотокопіювання матеріалів у багатьох українських архівах чимало ентузіастів встигли відсканувати чи відфотографувати значну кількість цінної інформації, яку виклали у вільний доступ, надавши можливість працювати з цими матеріалами дистанційно іншим дослідникам. Все-таки очевидним є факт, що за оцифруванням архівних документів майбутнє – це значно економить час і ресурси дослідникам, розвантажує читальні зали архівів, і найголовніше – береже самі документи. Прикладом може служити досвід сусідньої Польщі, де архіви проводять активу роботу з оцифрування метричних книг та надання до них вільного доступу через мережу Інтернет.

Дія Положення про користування документами Національного архівного фонду України, фактично узаконила монополію архівів на виготовлення копій документів. Реалізацію копіювання архівом матеріалів регулює окремий 5-ий розділ наказу міністерства юстиції - Організація копіювання документів на замовлення користувача. Курйозним виглядає пункт 4 цього розділу, в якому зазначено, що копії документів НАФ виготовляються архівом відповідно до технічних можливостей самого архіву. Відомо, що деякі українські архіви на сьогоднішній день не мають засобів, для виготовлення якісних копій! Як же тоді бути досліднику, якому такі копії вкрай необхідні? Після, того, як дана постанова мінюсту ввійшла в дію вже пройшло трохи часу і на прикладі деяких архівів вже очевидно, що вони не в стані дотримати вимоги пункту 5 розділу V, про строки виготовлення копій, які не можуть перевищувати одного місяця. Скажімо сьогодні державні архіви Волинської і Житомирської областей мають вже настільки багато замовлень, що не здатні виконати запити дослідників на копіювання протягом одного місяця.

З неформальної точки зору впровадження змін до порядку користування документами НАФ були викликані конфліктом між дослідниками та адміністраціями архівів у зв’язку з не чітко прописаною нормою про безкоштовне копіювання документів Національного архівного фонду України. На переконання архівних чиновників, чимало відвідувачів архівів роблять бізнес на копіюванні документів, а архіви з цього не мають жодної користі, навпаки збільшився обсяг роботи працівників через надмірну кількість замовлень. Однак запровадивши плату за копіювання архіви тим самим не вирішили існуючої проблеми. У ринкових умовах архіви самі б мали перебрати на себе ініціативу у задоволені попиту на зростаючий інтерес до генеалогічних досліджень та архівних документів загалом. А там де є попит – там і ніша для заробітку.

Не всі новації документу стосуються копіювання. Так не до кінця зрозумілою видається норма про необхідність підтверджувати родинні зв’язки з особами, щодо яких проводиться пошук персональних даних. У архівах часто вимагають відповідні документи, а якщо пошук здійснюється в інтересах третіх осіб – архіву потрібно надати нотаріально засвідчене доручення від замовників генеалогічних досліджень. Закон про захист персональних даних поширюється на документи не старше 75 років. Тобто мова йде про документи, створені вже після 1944 р. Навіщо тоді вимагати від людей, які працюють з метриками ХІХ – початку ХХ ст. підтвердження родинних зв’язків? Таким чином наказ міністерства входить в колізію щодо закону, пов’язаного із захистом персональних даних.

Серед не чисельних позитивів варто відзначити, що наказ передбачає видачу замовлень у читальний зал, зроблених не лише безпосередньо в архіві, але й з «використанням інформаційно-комунікаційних технологій», тобто й електронної пошти зокрема. Слід зазначити, що деякі архіви досі відмовлялися приймати таким чином замовлення, а натомість підставою для видачі справи був відповідно заповнений відвідувачем у читальному залі бланк-замовлення. Враховуючи, що справи як правило видають на другий, а то й третій день після замовлення, особливо для іногородніх відвідувачів виникають чималі труднощі.

 Читальний зал Центрального державного історичного архіву України у Львові

Щодо лімітів по кількості отриманих справ – доволі дивно виглядає обмеження на кількість виданих справ у електронній формі – 20 одиниць. Якщо фізично десяток архівних справ, кожна з яких по кілька сотень аркушів дійсно складно удоступнити досліднику, то для чого ліміти на доступ до електронних справ – не зрозуміло.

Є й пункт про відстрочку у доступі до документів. Мабуть кожен з дослідників стикався із ситуацією, коли справа не видається через незадовільний фізичний стан, реставрацію, чи науково-технічне опрацювання. Найгірше, що інколи справи через котрусь із названих причин не видаються роками! На жаль, наказ мінюсту узаконює відстрочки у доступі по всіх вищевказаних причинах, окресливши термін, протягом яких мають бути усунуті ці причини, роком із правом пролонгації ще на рік! Більше того, дуже розмитим залишається критерій незадовільний фізичний стан, який визначається «відповідно до методики оцінювання фізичного стану документів».

Підсумовуючи, хочеться завершити дану статтю на позитивній ноті. Україна повільно, але таки рухається в напрямку європейських цінностей, та вартостей, серед яких і право на інформацію (гарантоване статтею 34 Конституції України). Віриться, що ретроградські за своєю суттю новації до наказу «Про користування документами Національного архівного фонду України» є явищем тимчасовим і невдовзі стануть лише неприємною згадкою-свідченням  недолугості недореформованого держапарату українських чиновників.

Додати коментар